Datenschutzhinweise zur „sebamed Regionalsport Aktion“ Rheinland-Pfalz
1. Verantwortliche
Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung und Abwicklung der Aktion ist die Sebapharma GmbH & Co. KG, Binger Straße 80, 56154 Boppard, E-Mail: info@sebamed.de. Unsere Datenschutzbeauftragte oder unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter E-Mail: datenschutz@sebamed.de.
Soweit die Kooperationspartner (Ziffer 5) personenbezogene Daten für eigene Veröffentlichungen oder sonstige eigene Zwecke verarbeiten, sind sie hierfür jeweils eigenständig verantwortlich. Informationen zu diesen Verarbeitungen erhalten Sie bei dem jeweiligen Kooperationspartner.
Für die Erhebung der Bewerbungen über dieses Formular, die Prüfung der Teilnahmeberechtigung, die Bewertung der Projektbewerbungen und die Auswahl der geförderten Vereine sowie für die Foto- und Filmaufnahmen bei den Übergabeterminen sind wir und der Landessportbund Rheinland-Pfalz e. V., Rheinallee 1, 55116 Mainz, gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO. Wir haben dazu eine Vereinbarung geschlossen. Das Wesentliche daraus finden Sie in Ziffer 11. Wir übernehmen die Information der betroffenen Personen und sind zentrale Anlaufstelle für die Ausübung der Betroffenenrechte. Sie können Ihre Rechte ungeachtet dieser Zuständigkeitsverteilung gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen.
Nicht gemeinsam verantwortlich sind wir für den Versand der Produktpakete, für die Prüfung der Vereinsmitgliedschaft in den Beständen des Landessportbundes und der Sportbünde, für die finanzielle Abwicklung der Förderung und für Berichte über die Aktion auf den eigenen Kanälen. Dafür ist jede Stelle für sich verantwortlich.
Die Datenschutzbeauftragte des Landessportbundes Rheinland-Pfalz erreichen Sie unter datenschutz@lsb-rlp.de, Rheinallee 1, 55116 Mainz.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten die Angaben aus dem Teilnahmeformular: zuständiger Sportbund, Vereinsname, Name der Ansprechpartnerin oder des Ansprechpartners, Vereinsanschrift, E-Mail-Adresse und Mitgliederzahl sowie bei einer Bewerbung um die Projektförderung die Beschreibung des Vereinsprojekts. Darüber hinaus verarbeiten wir den Zeitpunkt des Eingangs des Formulars, die Ergebnisse der Überprüfung der Teilnahmevoraussetzungen, die Korrespondenz zur Aktion sowie Angaben zur Zuteilung und zum Versand der Produktpakete und zur Abwicklung der Projektförderungen. Bei den Übergabeterminen der Förderbeträge entstehen zudem Foto- und Filmaufnahmen (Ziffer 4).
Bitte machen Sie in der Projektbeschreibung keine Angaben zu einzelnen identifizierbaren Personen, insbesondere keine Gesundheitsdaten und keine Namen minderjähriger Personen.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten die Daten zur Durchführung der Aktion, insbesondere zur Bearbeitung der Teilnahme, zur Zuteilung und zum Versand der Produktpakete, zur Durchführung des Auswahlverfahrens durch die Jury und zur Benachrichtigung der ausgewählten Vereine. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung und Abwicklung der Aktion mit dem teilnehmenden Verein, für den die Ansprechpartnerin oder der Ansprechpartner handelt. Zur Überprüfung der Teilnahmevoraussetzungen, insbesondere des Bestehens des Vereins und der Plausibilität der angegebenen Mitgliederzahl, übermitteln wir außerdem Vereinsangaben an den jeweils zuständigen Kooperationspartner (Ziffer 5). Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Vergabe der Produktpakete und Förderungen nur an teilnahmeberechtigte Vereine.
Bei den ausgewählten Vereinen veröffentlichen wir den Vereinsnamen sowie eine Kurzbeschreibung des geförderten Projekts zur Berichterstattung über die Aktion in Pressemitteilungen, auf unseren Internetseiten und in unseren Social-Media-Kanälen. Soweit diese Angaben personenbezogene Daten enthalten, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit und der transparenten Darstellung der geförderten Projekte.
4. Foto- und Filmaufnahmen bei den Übergabeterminen
Für die Anfertigung der Aufnahmen bei den Übergabeterminen sind wir und der Landessportbund Rheinland-Pfalz gemeinsam verantwortlich (Ziffer 1). Was jede Stelle anschließend auf ihren eigenen Kanälen veröffentlicht, verantwortet sie für sich.
Die Übergabetermine finden als presseöffentliche Veranstaltungen statt. Filmaufnahmen schließen den dabei aufgezeichneten Ton ein. Übersichts- und Veranstaltungsaufnahmen sowie nicht gezielt auf einzelne Personen ausgerichtete Gruppenaufnahmen, die den Termin als solchen dokumentieren, verwenden wir und die Kooperationspartner für die Berichterstattung über die Aktion in Pressemitteilungen, auf unseren Internetseiten und in unseren Social-Media-Kanälen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der Öffentlichkeitsarbeit zur Aktion). Bei der Veröffentlichung berücksichtigen wir zudem die Vorgaben der §§ 22 und 23 KUG. Die anwesenden Personen werden vor Ort gesondert über die Aufnahmen und ihre Datenschutzrechte informiert. Sie haben das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Ziffer 8). Wenn Sie nicht aufgenommen werden möchten, wenden Sie sich bitte vor Beginn der Aufnahmen an das Veranstaltungsteam. Anwesende Medienvertreterinnen und Medienvertreter berichten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung über den Termin.
Gezielte Einzel-, Gruppen- und Porträtaufnahmen sowie namentliche Zitate einzelner Personen fertigen und veröffentlichen wir und der Landessportbund nur auf Grundlage gesonderter Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Identifizierbare Aufnahmen minderjähriger Personen fertigen und veröffentlichen wir nur, wenn die erforderlichen Einwilligungen der Sorgeberechtigten und, je nach Alter und Einsichtsfähigkeit, der minderjährigen Person selbst vorliegen.
5. Empfänger
Zur Überprüfung der Teilnahmevoraussetzungen übermitteln wir den Vereinsnamen, die Vereinsanschrift und die angegebene Mitgliederzahl an den jeweils zuständigen Kooperationspartner: Landessportbund Rheinland-Pfalz e. V. bzw. Sportbünde Rheinland, Pfalz und Rheinhessen. Der zuständige Kooperationspartner gleicht diese Angaben mit seinen eigenen Vereinsdaten ab und teilt uns das Ergebnis der Überprüfung mit. Die Projektbeschreibungen der Bewerbungen werden den Jurymitgliedern zugänglich gemacht. Für den Versand der Produktpakete nutzen wir Post- und Versanddienstleister. Daneben können weisungsgebundene Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO eingesetzt werden.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit können Vereinsnamen, Kurzbeschreibungen der geförderten Projekte sowie Foto- und Filmaufnahmen der Übergabetermine außerdem an Presse- und Medienunternehmen übermittelt und über unsere Internetseiten und Social-Media-Kanäle öffentlich zugänglich gemacht werden. Für die Pressearbeit zur Aktion setzen wir die Jeschenko MedienAgentur Köln GmbH als weisungsgebundene Dienstleisterin ein. Bei Veröffentlichungen in Social-Media-Kanälen können Daten auch in Drittländer übermittelt werden. Öffentlich zugänglich gemachte Inhalte können zudem weltweit abgerufen, gespeichert und von Dritten weiterverwendet werden. Weitere Informationen zu den von uns genutzten Plattformen, den jeweiligen Plattformbetreibern und möglichen Drittlandübermittlungen finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung unter https://sebamed.de/de/info/hilfe/datenschutz/.
6. Speicherdauer
Die Daten aus dem Teilnahmeverfahren löschen wir spätestens sechs Monate nach vollständiger Abwicklung der Aktion, soweit sie nicht zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden. Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften. Soweit Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung und Durchsetzung unserer rechtlichen Interessen.
Foto- und Filmaufnahmen der Übergabetermine löschen wir und der Landessportbund Rheinland-Pfalz drei Jahre nach dem jeweiligen Termin aus unseren eigenen Beständen. Widerrufen Sie vorher Ihre Einwilligung oder widersprechen Sie der Verarbeitung, endet die Veröffentlichung damit und wir löschen die betroffenen Aufnahmen. Bereits verbreitete Druckerzeugnisse und eigenständige Veröffentlichungen von Presse- und Medienunternehmen können wir nicht zurückrufen. Berichte über die geförderten Projekte, die keine Personen erkennbar machen, bleiben davon unberührt.
7. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
8. Ihr Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Betrifft Ihr Widerspruch Aufnahmen von einem Übergabetermin, beenden wir und der Landessportbund die weitere Veröffentlichung. Für den Widerspruch genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@sebamed.de oder an datenschutz@lsb-rlp.de.
9. Erforderlichkeit der Angaben
Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben im Teilnahmeformular sind für die Teilnahme an der Aktion erforderlich. Ohne sie kann die Teilnahme nicht bearbeitet werden. Die Projektbeschreibung ist nur erforderlich, wenn Sie sich zusätzlich um eine Projektförderung bewerben möchten. Einwilligungen in gezielte Einzel-, Gruppen- oder Porträtaufnahmen sowie in namentliche Zitate sind freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme oder die Gewährung der Förderung. Für die technische Bereitstellung und Nutzung der Aktionsseite, insbesondere für Hosting, Server-Log-Dateien, Cookies und Analysewerkzeuge, gilt ergänzend unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://sebamed.de/de/info/hilfe/datenschutz/. Das gilt auch, wenn Sie unsere Social-Media-Auftritte besuchen. Für die Verarbeitung im Rahmen der Aktion gelten vorrangig die vorstehenden Datenschutzhinweise.
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über die Vergabe der Projektförderungen entscheidet eine Jury aus Vertreterinnen und Vertretern beider Stellen.
11. Das Wesentliche der Vereinbarung nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO
Die Sebapharma GmbH & Co. KG, Binger Straße 80, 56154 Boppard, und der Landessportbund Rheinland-Pfalz e. V., Rheinallee 1, 55116 Mainz, führen diese Aktion gemeinsam durch. Für die Erhebung der Bewerbungen über dieses Formular, die Prüfung der Teilnahmeberechtigung, die Auswahl der geförderten Projekte und die Übergabetermine vor Ort sind beide Stellen gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO. Sie haben dazu eine Vereinbarung geschlossen.
Die Verarbeitung stützt sich auf das berechtigte Interesse beider Stellen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Aktion abzuwickeln und die Leistungen nur an Vereine zu vergeben, die Mitglied eines rheinland-pfälzischen Sportbundes sind. Zur Prüfung der Mitgliedschaft gibt der Landessportbund Ihre Angaben an den für Sie zuständigen regionalen Sportbund Rheinland, Pfalz oder Rheinhessen weiter, der dafür eigenverantwortlich handelt.
Bei der Übergabe der Förderschecks entstehen Bild- und Tonaufnahmen, die beide Stellen für ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verwenden und drei Jahre lang vorhalten. Sie können dieser Verwendung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen; die Veröffentlichung endet dann.
Sebapharma erfüllt die Informationspflichten und ist die erste Anlaufstelle für Ihre Anfragen. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch können Sie bei jeder der beiden Stellen geltend machen. Beide Stellen leiten Ihre Anfrage intern weiter und antworten Ihnen.
Für den Versand der Pakete ist Sebapharma allein verantwortlich, für die Prüfung der Vereinsmitgliedschaft und die Abwicklung der Förderung der Landessportbund. Berichte über die Aktion auf den eigenen Kanälen verantwortet jede Stelle für sich.
Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten von Sebapharma unter datenschutz@sebamed.de und die Datenschutzbeauftragte des Landessportbundes unter datenschutz@lsb-rlp.de. Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.